Yrityksen kasvaessa taloushallinnon vaatimukset muuttuvat. Kun liikevaihto ylittää satojen tuhansien tai miljoonan euron rajan, pelkkä kirjanpidon perushoitaminen ei enää riitä. Tarvitset kumppanin, joka ymmärtää kasvavan osakeyhtiön haasteet ja tarjoaa ennakoivaa neuvontaa. Tilitoimiston vaihtaminen voi tuntua isolta askeleelta, mutta oikealla suunnitelmalla siirtymä on sujuva – ja hyödyt näkyvät nopeasti.
Miksi yritykset vaihtavat tilitoimistoa?
Tyypillisimmät syyt tilitoimiston vaihtoon liittyvät palvelun laadun heikkenemiseen, viestinnän puutteisiin tai siihen, ettei nykyinen toimisto pysy yrityksen kasvun tahdissa. Kasvava osakeyhtiö tarvitsee tilitoimistolta muutakin kuin kuittien kirjaamista: tilinpäätösraportoinnin on oltava tarkkaa, verosuunnittelun ennakoivaa ja kuukausiraportoinnin säännöllistä.
Myös teknologian merkitys korostuu. Jos nykyinen tilitoimistosi toimii yhä paperitositteiden varassa, sähköiseen taloushallintoon siirtyminen vaihdon yhteydessä tehostaa arkea merkittävästi.
Usein vaihtopäätöstä kypsytellään pitkään, vaikka merkit olisivat selkeitä jo aikaisin. Raporttien myöhästyminen, virheet palkanlaskennassa tai se, ettei kirjanpitäjä tunne toimialasi erityispiirteitä, ovat varoitusmerkkejä. Kasvavan yrityksen kannattaa arvioida tilitoimistoyhteistyötä vuosittain – aivan kuten muitakin kriittisiä kumppanuuksia.
Näin tilitoimiston vaihto etenee käytännössä
Vaihto alkaa yhteydenotolla uuteen tilitoimistoon. Tilitupa Henry Frimanilla prosessi on selkeä ja asiakaslähtöinen:
- Alkukartoitus. Käymme läpi yrityksesi tarpeet, nykytilanteen ja tavoitteet. Selvitämme liikevaihdon, henkilöstömäärän ja taloushallinnon laajuuden.
- Aineiston siirto. Koordinoimme edellisen tilitoimiston kanssa kirjanpitoaineiston siirron. Asiakas ei joudu toimimaan välikätenä.
- Järjestelmäasetus. Otamme käyttöön sähköisen taloushallinnon työkalut ja varmistamme, ettei siirtymässä synny katkoksia.
- Jatkuva palvelu. Ensimmäisen kuukauden aikana käymme läpi kaikki avoimet asiat ja varmistamme, että raportointi ja palkkahallinto pyörivät ajallaan.
Vaihto onnistuu myös kesken tilikauden. Tärkeintä on, ettei yrityksesi taloushallintoon tule katvealueita siirtymän aikana.
Mitä asiakirjoja ja tietoja vaihto edellyttää?
Käytännössä edelliseltä tilitoimistolta siirretään kirjanpitoaineisto, tilinpäätösdokumentit, palkanlaskennan perustiedot ja mahdolliset sopimustiedot ohjelmistotoimittajien kanssa. Huolehdimme siitä, että kaikki tarvittavat tunnukset ja käyttöoikeudet siirtyvät ajallaan. Yrittäjän itsensä tarvitsee yleensä vain allekirjoittaa valtakirja aineistonsiirtoa varten ja ilmoittaa edelliselle tilitoimistolle asiakkuuden päättymisestä.
On hyvä tietää, että lain mukaan edellisen tilitoimiston on luovutettava kirjanpitoaineisto viivytyksettä. Mahdolliset avoimet laskut tai sopimusehdot eivät ole este aineiston saamiselle. Tilitupa Henry Friman tuntee siirtoprosessin käytännöt perinpohjaisesti ja auttaa selvittämään mahdolliset epäselvyydet.
Mitä kasvavalta tilitoimistolta kannattaa odottaa?
Hyvä tilitoimistokumppani ei pelkästään hoida lakisääteisiä velvoitteita, vaan toimii strategisena neuvonantajana. Se tarkoittaa aktiivista viestintää, kuukausiraportointia ja verosuunnittelua, joka säästää rahaa pitkällä aikavälillä. Yli 30 vuoden kokemuksella Tilitupa Henry Friman on auttanut lukuisia osakeyhtiöitä kasvun eri vaiheissa – Loviisasta, Porvoosta ja Kotkasta.
Tilitoimiston pitäisi myös pystyä skaalautumaan asiakkaan mukana. Kun henkilöstömäärä kasvaa, palkkahallinnon monimutkaisuus lisääntyy. Kun liikevaihto nousee, tilinpäätösraportoinnin laatu ja nopeus korostuvat. Oikean kumppanin kanssa nämä muutokset hoituvat luontevasti ilman, että yrittäjän täytyy joka kerta kilpailuttaa palveluntarjoajia uudelleen.
Jos koet, että nykyinen tilitoimistosi ei pysy mukanasi,
ota yhteyttä ja keskustellaan tilanteestasi. Voit myös tutustua
palveluvalikoimaamme ja nähdä, miten voimme tukea yrityksesi kasvua.
